فاکتور رسمی چیست؟ ویژگی های فاکتور رسمی + دانلود رایگان
فاکتور رسمی از جمله اسنادی است که نوشتن آن دقت زیادی را می‌طلبد. اشتباه در نوشتن این فاکتور، هرچند بسیار کوچک، می‌تواند برای فروشنده مالیات سنگینی را به دنبال داشته باشد. به همین دلیل افرادی که با نوشتن این دست از فاکتورها سروکار دارند باید دانش کافی برای نوشتن دقیق را داشته باشند. هدف ما از نوشتن این مقاله آشنایی بیشتر شما با انواع فاکتور و ویژگی های درج شده در آن است.
فاکتور رسمی چیست؟
فاکتور رسمی به فاکتوری گفته میشود که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده باشد و مورد تایید دارایی باشد. این فاکتور می‌تواند به اشکال مختلف کاغذ نویس، آنلاین، کامپیوتری و یا توسط نرم‌افزارهای حسابداری تهیه، تنظیم و ارائه شود. فاکتورهای رسمی اسنادی هستند که با مهر و امضای طرفین هستند و توسط فروشنده به خریدار ارائه میشود. فروشنده و خریدار موظف هستند صورت حسابی بر اساس قانون صنفی و ترتیبی که اداره مالیات وضع کرده است، تهیه و تنظیم کنند. که با اجرایی شدن قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان برای تمامی شرکت‌ها، دیگر ارائه فاکتور به این صورت امکان نیست و باید صورت‌حساب الکترونیکی خود را در کمتر از هفت روز برای سامانه مودیان ارسال کنید. اگر در زمان مذکور صورتحسابهای صادر شده را به سامانه مودیان ارسال نکنید مشمول جرایم سنگینی که در ماده 22 این قانون به آنها اشاره شده، خواهید شد. طبق این ماده، عدم صدور صورت‌حساب الکترونیکی در موعد مقرر مشمول جریمه‌ای برابر با 10% فروش‌هایی که از این طریق انجام شده، میشود.
صورت‌حساب الکترونیکی سامانه مؤدیان چیست؟
بی‌شک صورت‌حساب الکترونیکی یکی از مهمترین اصطلاحاتی است که در قانون سامانه مؤدیان به کار می‌رود.
"صورت‌حساب الکترونیکی صورت‌حسابی است که دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی که اطلاعات مندرج در آن، در حافظه مالیاتی فروشنده ذخیره میشود"
دو تفاوت اصلی بین فاکتور رسمی و صورت‌حساب الکترونیکی وجود دارد:
- صورت‌حساب الکترونیکی دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی است در حالی که پیش‌تر مودیان مالیاتی فاکتورها را خودشان شماره‌گذاری می‌کردند.
- تمامی صورتحسابهای الکترونیکی صادر شده در حافظه مالیاتی ذخیره میشود، این در حالی است که فاکتورهای سابق به فرمت اصطلاحا فاکتور رسمی، بین فروشنده و خریدار رد و بدل میشود.
صورتحسابهای الکترونیکی بر اساس نوع صورت‌حساب و الگوی صورت‌حساب به سه دسته تقسیم میشود:
- صورت‌حساب الکترونیکی نوع اول: این نوع از صورت‌حساب، تمامی اطلاعات مربوط به خریدار، فروشنده، موضوع معامله ( کالا یا خدمات ) و نحوه تسویه آن را مشخص می‌کند.
- صورت‌حساب الکترونیکی نوع دوم: در این صورت‌حساب فقط اطلاعات فروشنده و اطلاعات کالا و خدمات درج میشود. مهمترین نکته‌ای که در ارتباط با این نوع از صورت‌حساب می‌توان به آن اشاره کرد این است که بابت این صورت‌حساب هیچ‌گونه اعتبار مالیات بر ارزش افزوده قابل احتساب نیست.
- صورت‌حساب الکترونیکی نوع سوم: این صورت‌حساب در واقع همان رسیدی است که دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت الکترونیک به شما می‌دهد. در این نوع از صورت‌حساب الکترونیکی کمترین اطلاعات نسبت به دو نوع دیگر وجود دارد.
فرق فاکتور رسمی و غیر رسمی
فاکتورهای رسمی طبق قوانین دارایی و مالیاتی تنظیم میشود و قابل پیگیری و حسابرسی هستند. اگر فاکتوری بر اساس قوانین و مقررات سازمان دارایی نباشد، جزو فاکتورهای رسمی محسوب نمی‌شود. اگر بنگاهی شامل قوانین مالیاتی نباشد اجازه دارد با فاکتور غیررسمی فعالیت کند ولی در صورت مشمول قوانین مالیات شوند و فاکتور رسمی ارائه ندهند، مورد پیگرد قانونی قرار خواهند گرفت.
این نوع فاکتور، باید به صورت چاپی و با مهر و امضای فروشنده صادر شود، در حالی که فاکتور غیررسمی می‌تواند به صورت الکترونیکی یا حتی در قالب پیامک یا ایمیل فقط در جهت اطلاع مشتری و دریافت مطالبات صادر شود. البته با قانون پایانه های فروشگاهی دیگر نیازی به صدور جداگانه نیست و می توان از کارپوشه سامانه مودیان فاکتور چاپی آن را نیز تهیه کرد.
ویژگی‌های فاکتور رسمی مورد تایید دارایی چیست؟
در جواب اینکه فاکتور رسمی مورد تایید دارایی چیست؟ باید عنوان داشت که این نوع فاکتور به عنوان یک سند حسابداری و مالیاتی رسمی است که جزء اسناد مالی حسابداری کسب و کارها محسوب میشود. فاکتور رسمی یک سابقه مالی و تجاری دقیق از معاملات و هزینه‌های انجام‌شده توسط یک واحد تجاری را ارائه می‌کند. همچین با دانستن ویژگی‌های این فاکتور مورد تایید وزارت دارایی به شما کمک می‌کند، فاکتور دقیق‌تر و درست تری را نگارش کنید. امروزه با پیچیده‌تر شدن حسابداری در کسب و کارهای مختلف، بسیاری جهت صدور فاکتور از نرم‌افزارهای‌حسابداری استفاده می‌کنند که باعث راحت‌تر شدن در تهیه فاکتور میشود.
ویژگی های فاکتور رسمی مورد تایید وزارت دارایی به شرح زیر است:
- شماره سریال(شماره فاکتور): مهمترین ویژگی‌های فاکتور رسمی تایید شده نوع چاپ شماره سریال آنهاست. شماره سریال فاکتور رسمی باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و یا با کمی برجستگی چاپ شود که به راحتی قابل شناسایی باشد و از چاپ دیجیتالی و شماره‌های زدن‌های معمولی قابل تشخیص باشد. البته با تثبیت قانون جدید سامانه مؤدیان دیگر نیاز به شماره مالیاتی نیست. صورتحسابهای الکترونیکی دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی هستند.
- اطلاعات خریدار و فروشنده: کد اقتصادی، شناسه ملی/کد ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و مشخصات دیگر هر دو طرف معامله حتما باید در فاکتور مورد تایید دارایی رسمی خرید و فروش ذکر شوند.
- تخفیفات، مالیات و عوارض: در هنگام تهیه این نوع فاکتورها کالا و خدماتی که ارائه شده باید با اعلام تعداد و قیمت توضیح داده شوند، تخفیف‌ها اعمال و نشان داده شود و سپس باید مالیات و عوارض بر ارزش افزوده آن محاسبه و ذکر شود. در این مورد باید توجه کنید که تخفیف حتما باید قبل از محاسبه مالیات و ارزش افزوده اعمال شود؛ برخی به اشتباه در ابتدا مالیات و عوارض را محاسبه و در مرحله آخر تخفیف را محاسبه می‌کنند.
- امضاء و مهر: در نهایت آخرین ویژگی فاکتورهای رسمی مورد تایید دارایی، عدم وجود خط خوردگی در فاکتور و وجود مهر و امضاء در فاکتورهاست.
به طور کلی در هر کسب و کار؛ قبل از ارائه فاکتور رسمی، پیش فاکتور رسمی ارسال میشود. پیش فاکتور صورت‌حسابی است که در آن قیمت کالا به وسیله فروشنده برای مشتری صادر میشود. برخلاف فاکتورهای رسمی ، پیش فاکتور رسمی به سادگی برای جلوگیری از سوءتفاهم در مورد مبلغ پرداختی استفاده میشود. معمولا در زمان ثبت سفارش صادر میشود تا خریدار بتواند هرگونه سوالی در مورد قیمت یا تاریخ تحویل دارد را مشخص می‌کند و به درستی متوجه میشود.
علاوه بر پیش فاکتور، ما نیاز به تهیه فاکتور فروش رسمی داریم. که با توجه به قوانین تازه سامانه مودیان فقط صورت‌حساب های الکترونیکی ثبت شده در سامانه مودیان، مورد تایید می‌باشد. در این سامانه شرایطی فراهم شده است تا مودیان مالیاتی بتوانند پایانه‌های فروشگاهی خود را به این سامانه متصل کنند. در این سامانه برای هر مودی یک کارپوشه در نظر گرفته شده است که می‌توانند عملیات ارسال صورت‌حساب الکترونیکی خود را انجام دهند و از طریق همین سامانه می‌توانید فاکتور مورد تایید اداره دارایی را پرینت، دانلود و یا به صورت فایل PDF دریافت کنید.
اطلاعاتی که باید در فاکتور رسمی وجود داشته باشد
اطلاعاتی که در فاکتورهای رسمی نوشته میشود باید دقیق باشد زیرا هر اشتباهی در تهیه فاکتور منجر به تحمل جرایم برای هر دو صرف معامله میشود.
اطلاعاتی که در فاکتور ثبت میشود عبارت‌اند از:
- نام و آدرس فروشنده
- نام و آدرس خریدار
- تاریخ و شماره فاکتور
- شرح کامل کالاها یا خدمات
- قیمت هر کالا به همراه مبلغ کل
- مالیات و عوارض
- مجموع فاکتور
- شرایط پرداخت
صدور فاکتور رسمی با کد ملی
صدور فاکتور رسمی با کد ملی در صورت جعلی بودن اطلاعات، طبق قانون قابل پیگیری است و در صورت اشتباه بودن اطلاعات علاوه بر فرار از مالیات شامل جریمه نیز می‌شوید.
تمام مودیان زیر نظر نظام مالیات بر ارزش افزوده، وظیفه دارند مقررات را به درستی انجام دهند. باید بگوییم دادن مشخصات فردی از قبیل شماره ملی برای افراد حقیقی و شماره اقتصادی یا شناسه ملی برای افراد حقوقی جزو تکلیف‌های معمول برای انجام درست مقررات می‌باشد.
جمع بندی
با توجه به اهمیت فاکتور رسمی در کسب و کارها، بهتر است از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده کنید تا به تهیه، تنظیم و ارائه فاکتور با خیال راحت بپردازید. حال این سوال مطرح میشود که آیا استفاده از نرم‌افزار حسابداری معتبر تاییدی بر فاکتور رسمی است؟
بله. استفاده از نرم‌افزار حسابداری معتبر که به طور یکپارچه سیستم‌های مالی را در خود داشته باشد، می‌تواند تا حد زیادی تعیین کننده‌ی اعتبار فاکتور صادر شده باشد. پیشنهاد مشاوران نرم‌افزار حسابداری قیاس به شما استفاده از نرم‌افزار های حسابداری بروز شده است که علاوه بر بالا بردن دقت در انجام امور ثبتی و صدور انواع فاکتور رسمی، کار را برای شما مدیران راحت و نظارت را سریع‌تر می‌کند.
دانلود نمونه فایل اکسل فاکتور
