کدام نرم افزار حسابداری برای کسب و کار من مناسب است؟
حسابداری یکی از مهم‌ترین بخش مدیریت کسب و کار است، به خصوص حسابداری کسب و کارهای کوچک که از منابع مالی و بودجه محدودی برخوردارند. هر کسب و کاری، بزرگ یا کوچک، برای پیشرفت و رشد به یک سیستم حسابداری قوی و قابل اعتماد نیاز دارد. اما برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، مدیریت حسابداری به دلیل محدودیت‌های مالی و زمانی، می‌تواند چالش‌هایی در پی داشته باشد.
در نتیجه برای رسیدن به اهداف مالی کسب و کارتان صرف نظر از نوع آن، داشتن یک نرمافزار حسابداری دقیق ضروری است. در گذشته کسب‌وکارهای کوچک به صورت دستی فرآیند حسابداری خود را پیش می‌برند که این روش با مشکلات و پیچیدگی‌های زیادی همراه بود. بنابراین، تهیه یک نرمافزار حسابداری مناسب و کاربردی به شما در رسیدن به اهداف مالی‌تان کمک به‌سزایی میکند.
ما در این مقاله سعی داریم تا شما را با انواع نرم افزار حسابداری و کاربرد آنها آشنا کنیم تا در انتخاب خود موفق‌تر عمل کنید. با ما تا انتهای مطلب همراه باشید.
نرمافزار حسابداری چیست؟
امروزه نرمافزار حسابداری به ابزار مهم هر کسب و کار تبدیل شده است. شما با استفاده از انواع نرمافزار حسابداری می‌توانید تمامی امور جاری و تخصصی حسابداری کسب و کارتان را به سرعت و دقت انجام دهید. نرم‌افزارهای حسابداری تلاش میکند تمامی امکانات مورد نیاز حسابدار را به شکل دیجیتال در اختیار او گذاشته و نیاز حسابدار به دفاتر حسابداری را به حداقل برساند.
درعین‌حال نرم‌افزارهای حسابداری باید دارای ویژگی‌های ضروری مورد نیاز مدیران مالی و حسابداران باشند که شامل: تمامی استانداردهای نهادهای نظارتی و مالی مانند سازمان امور مالیاتی، انواع گزارشات، صورت سود و زیان‌ها و اسناد مالی و.. است. هدف اصلی نرم‌افزارهای حسابداری سازمان‌دهی، نظم دادن و بالا بردن دقت روند ثبت معاملات یک کسب‌وکار است.با تمام این‌ها شاید برخی بر این باور باشند که وقتی سیستم قدیمی و دستی آنها جوابگوی نیازهای آنها است، چرا باید از نرم افزارهای حسابداری استفاده کنند. در ادامه به این سؤال پاسخ می‌دهیم.
ویژگی‌های نرمافزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک
نرم افزار حسابداری کسب‌وکار کوچک مناسب باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
-
دقت و صحت: نرم‌افزارهای حسابداری با اتوماتیک‌سازی محاسبات و روند‌های مالی، دقت بیشتری را در ثبت و انجام عملیات حسابداری فراهم می‌کنند. این امر از دسترسی به اطلاعات دقیق و صحیح برای تصمیم‌گیری‌های بهتر در کسب و کار کمک میکند.
-
زمان و هزینه: استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری می‌تواند زمان و هزینه‌های مرتبط با فرآیندهای دستی حسابداری را کاهش دهد. این شامل جلوگیری از خطاها، اتوماتیک‌سازی وظایف مکرر و کاهش نیاز به استخدام نیروی انسانی برای انجام کارهای مالی است.
-
مدیریت موجودی: برخی از نرم‌افزارهای حسابداری قابلیت مدیریت موجودی را ارائه می‌دهند، که به کسب و کار کمک میکند تا موجودی‌های خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند و از نقطه‌ی نظر مالی بهینه‌سازی کنند.
-
گزارش‌گیری: نرم‌افزارهای حسابداری معمولاً قابلیت تولید گزارشات مالی و مدیریتی را دارند. این گزارشات می‌توانند به مدیران و صاحبان کسب و کار کمک کنند تا بهترین تصمیم‌ها را بگیرند و عملکرد مالی کسب و کار خود را مورد بررسی قرار دهند.
-
پیگیری بدهی و بستانکاری: با استفاده از نرمافزار حسابداری، کسب و کار می‌تواند به بهترین شکل ممکن بدهی‌ها و بستانکاری‌های خود را پیگیری کند و به انتظارات مالی خود رسیدگی کند.
-
پشتیبانی و امنیت: شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزارهای حسابداری ابری معمولاً امنیت و پشتیبانی مناسبی به روزرسانی‌های امنیتی را به طور منظم اجرا می‌کنند.
برای کسب اطلاعات بیشتر مقاله ( چرا شما باید به سمت نرم افزار حسابداری بروید؟) را مطالعه کنید.
انواع نرمافزار حسابداری
اگر بخواهیم در کسب‌وکار امروزی، که سرعت ثبت و پردازش اطلاعات حرف اول را می‌زند، در جایگاه مناسبی قرار داشته باشیم، نیاز به یک ابزار قدرتمند داریم. اصلی‌ترین بدنه اطلاعات یک کسب‌وکار، اطلاعات مالی است. با داشتن یک نرمافزار حسابداری تحت شبکه می‌توان با سرعت، دقت و به طور همزمان اطلاعات مالی را ثبت و در اختیار سایر کاربران و مدیران کسب‌وکار قرار داد.
نرم افزار حسابداری کسب‌وکارهای کوچک، با توجه به کاربردی که از آن انتظار داریم و از نظر نوع پلتفرم به سه دسته کلی تقسیم می‌شوند:
مزایای استفاده از نرمافزار حسابداری ابری برای کسب و کار کوچک
نرم افزار حسابداری ابری که در واقع به اسم حسابداری آنلاین نیز شناخته می‌شود، سیستم مانند فضای ابری عمل میکند. حسابداری ابری در نحوه ارائه خدمات و نوع کارکرد، هیچ تفاوتی با نرم افزار سنتی ندارد؛ به عبارتی شما می‌توانید خدماتی مثل محاسبه اضافه کاری و اظهارنامه مالیاتی و همه امور حسابداری را با نرم افزار آنلاین بدون هیچ محدودیتی اما با مزایای بیشتر انجام دهید.
با بهترین نرم افزار حسابداری ابری یک حسابدار می‌تواند، حتی از خانه و بدون نیاز به نصب دوباره نرمافزار از طریق اینترنت و مرورگر وب، امور حسابداری را انجام دهد. در ادامه به برخی از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری ابری اشاره می‌کنیم :
-
قیمت مناسب
-
مقرون به صرفه از نظر زمان و هزینه
-
بدون نیاز به صرف هزینه هنگفت برای خرید سخت افزار و نرم افزار
-
قابل دسترس در هر زمان و مکان
-
امنیت در دسترسی، نگهداری و حفظ اطلاعات
-
به روزرسانی نرم افزار ابری حسابداری به صورت اتوماتیک
-
کاربرد راحت و آسان
-
قابلیت شخصی‌سازی بر اساس نیاز کاربران و سازمان
-
پشتیبانی آموزش کار با نرم افزار توسط سازنده
-
قابلیت گزارش گیری دقیق
-
عدم نیاز به همراه داشتن حجم زیادی از برگه‌های اسناد و صورت مالی
-
هماهنگی لحظه‌ای اطلاعات مالی در تمام بخش های حسابداری
-
امکان به اشتراک گذاری اطلاعات
-
امکان ذخیره اطلاعات و دسترسی آسان به آنها
-
انعطاف و مقیاس پذیری نرم افزار ابری
-
پشتیبانی قوی ارائه‌دهنده نرم افزار
-
امکان شخصی سازی محیط نرم افزار با توجه به نیاز سازمان و کاربر
-
قابل استفاده در تمام دستگاه‌ها
چرا به نرم افزار حسابداری کسب‌وکار کوچک نیاز داریم؟
مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک، همان‌طور که اکثر صاحبان کسب‌وکارهای کوچک تجربه کرده‌اند، آنقدر که به نظر می‌رسد آسان نیست. تخصیص منابع مالی، پیگیری هزینه‌ها، برآورد مالی تأمین‌کنندگان، دسته‌بندی معاملات، ثبت و به‌روزرسانی دقیق اطلاعات مالی از بخش‌های حسابداری کسب‌وکارهای کوچک هستند. نرم افزار حسابداری فرایند حسابداری را برای کسب‌وکارهای کوچک آسان‌تر میکند. در واقع، داده‌ها نشان می‌دهد که تقریباً ۷۵ درصد از وظایف حسابداری را می‌توان با نرم افزار حسابداری کسب‌وکار کوچک به صورت خودکار انجام داد.
اهمیت سیستم حسابداری برای این کسب‌وکارها در سازمان‌دهی و گزارش‌دهی اطلاعات مالی نمایان می‌شود. برای تهیه گزارش‌های مهم حسابداری مثل ترازنامه، صورت سود و زیان، درآمدها و هزینه‌ها به نرم افزار حسابداری کسب‌وکار کوچک نیاز داریم. این گزارش‌های مالی برای بهبود عملکرد کسب‌وکار ضروری است.
برای کسب اطلاعات بیشتر به مقاله (6 مزایای استفاده از نرمافزار حسابداری در یک کسب‌وکار کوچک) در سایت قیاس مراجعه کنید.
آیا نرمافزار حسابداری ابری انتخاب درستی است؟
نرمافزار حسابداری ابری، یعنی استفاده از یک سیستم حسابداری که بر روی اینترنت مستقر شده و به طور آنلاین قابل دسترسی است، می‌تواند به کسب و کار شما در ارتقاء فرآیندهای مالی و حسابداری کمک کند. برخی از مزایای استفاده از نرمافزار حسابداری ابری عبارتند از:
-
دسترسی آسان و از هرجایی: یکی از بزرگترین مزایای استفاده از نرمافزار حسابداری ابری، دسترسی آسان و از هر جایی که دسترسی به اینترنت دارید است. این به کاربران امکان می‌دهد تا اطلاعات مالی خود را به راحتی مدیریت کنند و از هر جایی به آنها دسترسی پیدا کنند.
-
همگام سازی بین دستگاه‌ها: نرم‌افزارهای حسابداری ابری معمولاً قابلیت همگام‌سازی بین دستگاه‌های مختلف را دارند، بنابراین اطلاعات شما همواره به‌روز و همگام با یکدیگر هستند.
-
پشتیبانی و به‌روزرسانی مداوم: سرویس‌های حسابداری ابری معمولاً از به‌روزرسانی‌های مداوم و پشتیبانی مناسب برخوردار هستند، بنابراین شما نیازی به نگرانی در مورد بروزرسانی‌ها و نگهداری نرمافزار ندارید.
-
امنیت اطلاعات: اغلب نرم‌افزارهای حسابداری ابری دارای سیستم‌های امنیتی پیشرفته‌ای هستند که اطلاعات شما را محافظت می‌کنند، از جمله رمزنگاری داده‌ها و امکانات دسترسی محدود.
-
کاهش هزینه‌ها: استفاده از نرمافزار حسابداری ابری معمولاً هزینه‌های نصب، نگهداری و به‌روزرسانی نرم‌افزارهای سنتی را کاهش می‌دهد. به‌علاوه، معماری ابری می‌تواند کاهش هزینه‌های مربوط به زیرساخت IT را نیز فراهم کند.
با این مزایا، استفاده از نرمافزار حسابداری ابری رایگان می‌تواند به بهبود کارایی و کارآیی فرآیندهای مالی و حسابداری شما کمک کند و به شما امکان مدیریت بهتری را ارائه دهد.
جمع‌بندی
از آنجایی که تکنولوژی فناوری اطلاعات به سرعت در حال پیشرفت است؛ ما نیز برای حفظ و بهبود کسب و کار خود باید با آن همراه شویم و بجای استفاده از روش‌های سنتی و قدیمی، باید روش‌های نوینی مثل استفاده از نرم‌افزارهای مختلف، روش های آنلاین و تحت وب که امروزه نیاز اصلی هر کسب و کاری است استفاده کنیم.
نرمافزار حسابداری قیاس با تولید انواع نرمافزار حسابداری شما را در هر نوع کسب و کاری که دارید همراهی میکند. برای خرید و دریافت مشاوره با کارشناسان ما در قیاس تماس بگیرید.
