تاثیر بودجه بندی در نگرش مدیران به کسب و کارشان
تاثیر بودجه بندی در نگرش مدیران به کسب و کارشان
بودجه‌بندی مزایا و پیامدهای پیش بینی نشده‌ای دارد که فراتر از جنبه حسابداری و مالی خواهد بود و بیشتر مرتبط با مدیریت کسب و کار در مفهوم عام خود می‌باشد. مواردی را که در ادامه می‌آید در نظر داشته باشید. بودجه بندی به مدیران فشار می‌آورد تا آینده نگری بهتری داشته باشند. مدیران باید به طور مداوم بر محیط کسب و کار نظارت داشته باشند تا بتوانند تغییراتی را که بر کسب و کار تاثیرگذار خواهند بود شناسایی کنند. تعمیم دادن‌های مبهم در مورد تاثیری که ممکن است آینده بر روی کسب و کار داشته باشد برای استفاده جهت بودجه بندی کافی نخواهد بود. مدیران ملزم شده‌اند تا پیشگویی‌های خود را در غالب پیش بینی‌های مشخص و عینی بیان کنند. برای مثال، در اینجا به نمونه ای از هزینه هایی که باید توسط یک کسب وکار پیش بینی شود اشاره شده است:
- حقوق و دستمزد
- بیمه (سلامت، بیمه نامه صاحبان تجارت، بیمه بیماری و از کارافتادگی کارگران)
- هزینه های آب و برق و گاز
- هزینه های حمل
- نرخ های بهره
- هزینه پذیرایی و سفر
- تکنولوژی (نرم افزار، سخت افزار و مشاوره)
- هزینه های قانونی، حسابرسی ها و اجاره بها
بودجه بندی مدیران و کارمندان را با تمهید استانداردهای مفید، ترغیب به ارزیابی عملکرد می‌نماید. درگیر کردن مدیران در فرایند بودجه‌سازی (خصوصا در تعریف اهداف و مقاصد) می‌تواند در مدیران انگیزه تلاش برای دستیابی به اهداف و مقاصد کسب و کار را ایجاد کند. بودجه اطلاعات مفیدی را در اختیار مدیران ارشد قرار می‌دهد تا بتوانند عملکرد مدیران را ارزیابی کرده و از آن برای پاداش به نتایج مطلوب استفاده نمایند. بودجه بندی می‌تواند به ارتباط بین سطوح متفاوت مدیریت کمک کند. قراردادن برنامه ها و انتظارات به شکل سیاه وسفید در صورت های مالی شامل ارقام مشخص برای پیش بینی ها و اهداف، سردرگمی ها را کاهش داده و یک نوع زبان مشترک را خلق می‌کند.
همانطور که می‌دانید افسوس خوردن در مورد "شکست در ارتباطات" در میان بسیاری از سازمان های کسب و کار امری معمول محسوب می‌شود. بودجه هایی که به خوبی تدوین شده اند مسلما می‌توانند به فرایند ارتباطات کمک کنند. بودجه بندی در نوشتن برنامه کسب و کار ضروری است.
کسب و کارهای جدید و در حال ظهور باید در زمان افزایش سرمایه یک برنامه کسب و کار قانع کننده ارائه دهند. به دلیل آن که این کسب و کارها ممکن است فاقد هر نوع پیشینه ای یا از پیشینه ای اندک برخوردار باشند، مدیران و یا صاحبان کسب و کار باید به شکلی قانع کننده این موضوع را تشریح کنند که شرکت از یک استراتژی واضح و برنامه ریزی واقع گرایانه برای سودآوری برخوردار است. پیش بینی واقع گرایانه و منسجم بودجه یکی از اجزای ضروری برنامه ریزی کسب و کار محسوب می‌شود. منابع سرمایه خطرپذیر مسلما تمایل دارند تا صورت های مالی بودجه بندی شده یک کسب و کار را مشاهده کنند.
در کسب و کارهای بزرگتر، بودجه ها معمولا برای بازخواست کردن مدیران در قبال حیطه های مسئولیتی که در سازمان بر عهده دارند مورد استفاده قرار می‌گیرند. نتایج واقعی با اهداف بودجه بندی شده و جداول زمانی مقایسه می‌شوند و اختلافات مشخص خواهد شد. زمانی که درآمد واقعی بهتر از بودجه در نظر گرفته شده باشد مدیران اهمیتی نمی‌دهند که مسئول انحرافات مساعد شناخته شوند. اما دستیابی به درآمدی بیشتر از بودجه در نظر گرفته شده در یک دوره، همواره نشان دهنده عملکرد عالی سازمان نمی‌باشد. انحراف مساعد می‌تواند در ابتدای امر نتیجه دست بردن در بودجه باشد و بنابراین از این طریق بتوان به راحتی به الگوهای بودجه‌بندی دست یافت. همچنین انحرافات نامساعد باید با دقت بسیار زیاد تفسیر شود. اگر اهداف و مقاصد بودجه بندی شده یک مدیر منطقی و مناسب باشد، مدیر مذکور باید مسئولیت این انحرافات را بر عهده گیرد.
مدیر باید به طور دقیق مواردی را که مسیر اشتباه را طی کرده اند و آن هایی را که نیاز به بهبود دارند شناسایی کند. ممکن است به عملکردی جدی و سختگیرانه نیاز شود. اما مدیران ارشد باید تشخیص دهند که الگوهای بودجه ممکن است کاملا منصفانه و مناسب نباشند خصوصا آن ها باید وقایع غیرمنتظره را نیز درنظر گیرند (مانند طوفان و گردباد و یا بازنشستگی یک مشتری مهم) این اتفاقات ممکن است پس از تعیین اهداف و مقاصد بودجه به وقوع بپیوندند. زمانی که مدیران متوجه شوند که اهداف و مقاصد بودجه بندی غیرواقع بینانه، به طور دلخواه توسط مدیران ارشد به آن ها تحمیل می‌شود، مسائل جدی انگیزشی بوجود خواهد آمد.
