تنخواه گردان حسابداری چیست؟

تنخواه گردان حسابداری یکی از مفاهیم کلیدی در مدیریت مالی و حسابداری سازمان‌هاست که به منظور تسهیل پرداخت‌های جزئی و روزمره طراحی شده است. این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های کوچک را به سرعت و با حداقل پیچیدگی پردازش کنند. در واقع، تنخواه گردان به شخصی اطلاق می‌شود که مبلغ مشخصی از وجه نقد را برای انجام خریدها و پرداخت‌های ضروری در اختیار دارد و موظف است تا با رعایت قوانین مالی، اسناد مربوط به این هزینه‌ها را به بخش حسابداری ارائه دهد.

هدف اصلی از ایجاد حساب تنخواه گردان، کاهش حجم عملیات حسابداری و تسریع در فرآیند پرداخت هزینه‌ها است. با استفاده از این روش، سازمان‌ها می‌توانند به راحتی نیازهای روزمره خود را تامین کنند و در عین حال نظارت دقیقی بر هزینه‌های خود داشته باشند. در این مقاله به بررسی دقیق‌تر مفهوم تنخواه گردان، انواع آن، وظایف تنخواه‌دار و مزایای استفاده از این سیستم خواهیم پرداخت.

تنخواه چیست؟

تنخواه به معنای وجه نقدی است که از طرف واحد مالی یک سازمان به کارکنان یا افراد خاصی اعطا می‌شود تا هزینه‌های جزئی و روزمره را تسویه کنند. این مبلغ معمولاً برای خرید ملزومات اداری، پرداخت هزینه‌های جزئی مانند کرایه تاکسی و خرید مواد مصرفی استفاده می‌شود. تنخواه گردان، فردی است که مسئولیت مدیریت این وجوه را بر عهده دارد و باید اسناد مربوط به هزینه‌ها را جمع‌آوری و به مدیر مالی ارائه دهد. استفاده از تنخواه به کاهش بار اداری و تسهیل فرآیندهای مالی کمک می‌کند.

در واقع، تنخواه می‌تواند به انواع مختلفی تقسیم شود، از جمله تنخواه نقدی، چکی و کارتی. هر نوع تنخواه بسته به نیازهای سازمان و نوع پرداخت‌ها متفاوت است. هدف اصلی استفاده از تنخواه، کنترل هزینه‌ها و تسریع در فرآیند پرداخت‌ها بدون نیاز به صدور چک یا انجام معاملات پیچیده‌تر است. با این حال، برای جلوگیری از سوءاستفاده، نظارت دقیق بر هزینه‌ها و ارائه گزارش‌های منظم ضروری است.

تنخواه دار کیست؟

تنخواه‌دار به فردی اطلاق می‌شود که مسئولیت مدیریت و استفاده از مبلغ مشخصی تحت عنوان تنخواه را در یک سازمان یا شرکت بر عهده دارد. این شخص معمولاً از میان کارکنان مورد اعتماد و با سابقه انتخاب می‌شود و باید توانایی لازم برای انجام وظایف مالی و اداری را داشته باشد. تنخواه‌دار به تأیید هیئت مدیره یا مدیر مالی منصوب می‌شود و وظایف او شامل انجام هزینه‌های جزئی، جمع‌آوری اسناد و فاکتورها، و گزارش‌دهی به واحد مالی است.

وظایف تنخواه‌دار به دو دسته اصلی تقسیم می‌شود: در برخی موارد، او خود اقدام به خرید کالاها و خدمات می‌کند و فاکتورهای مربوطه را ثبت می‌نماید. در حالت دیگر، تنخواه‌دار تنها مسئول پرداخت هزینه‌هاست و خریدها توسط دیگران انجام می‌شود. در هر دو حالت، او موظف است تا تمامی اسناد مالی را جمع‌آوری کرده و در پایان دوره مالی، گزارش‌های لازم را به واحد حسابداری ارائه دهد. انتخاب یک تنخواه‌دار مناسب برای سازمان بسیار مهم است، زیرا او نقش کلیدی در کنترل هزینه‌ها و تسهیل فرآیندهای مالی دارد.

وظایف تنخواه دار

تنخواه‌دار در یک سازمان وظایف متعددی دارد که به مدیریت و نظارت بر هزینه‌های جزئی و روزمره کمک می‌کند. از جمله این وظایف می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مدیریت هزینه‌ها: تنخواه‌دار مسئول پرداخت هزینه‌های جاری و جزئی سازمان است و باید اطمینان حاصل کند که تمامی پرداخت‌ها مطابق با ضوابط مالی انجام می‌شود.

• جمع‌آوری اسناد: او موظف است فاکتورها و رسیدهای مربوط به خریدها و هزینه‌ها را جمع‌آوری کرده و به واحد حسابداری ارائه دهد. این اسناد باید به صورت دقیق و منظم ثبت شوند.

• نظارت بر موجودی: تنخواه‌دار باید موجودی حساب تنخواه را تحت نظر داشته باشد و در صورت نیاز، درخواست شارژ مجدد آن را به واحد مالی ارائه دهد.

• تهیه گزارش: او مسئول تهیه و ارائه گزارش‌های مالی مرتبط با هزینه‌های انجام شده به مدیران و واحدهای مربوطه است.

• رعایت اصول امانت‌داری: تنخواه‌دار باید با دقت و امانت‌داری کامل در مدیریت وجوه نقد عمل کند و از پرداخت هزینه‌های غیر مرتبط خودداری نماید.

این وظایف نشان‌دهنده اهمیت نقش تنخواه‌دار در کنترل مالی و تسهیل فرآیندهای پرداخت در سازمان‌ها است.

انواع تنخواه گردان

تنخواه گردان به چندین نوع مختلف تقسیم می‌شود که هر یک بسته به نیازهای سازمان و سیاست‌های داخلی آن طراحی شده‌اند. این انواع شامل:

• تنخواه گردان ثابت: در این روش، مبلغ مشخصی به صورت ماهانه یا دوره‌ای به تنخواه‌دار اختصاص داده می‌شود. تنخواه‌دار موظف است در پایان هر دوره، گزارشی از هزینه‌ها و فاکتورها را به واحد حسابداری ارائه دهد و هیچ هزینه‌ای غیر از موارد مشخص شده نباید از این حساب برداشت شود.

• تنخواه گردان متغیر: در این نوع، یک سقف مشخص برای هزینه‌ها تعیین می‌شود و تنخواه‌دار باید در پایان دوره، رسیدها و اسناد مربوط به هزینه‌ها را به همراه مبلغ باقی‌مانده به حسابداری تحویل دهد.

• تنخواه گردان نقدی: در این روش، هیچ مبلغ ثابتی به تنخواه‌دار اختصاص داده نمی‌شود. بلکه تمامی هزینه‌ها باید با ارائه سند و رسید ثبت شوند و پس از تایید، پرداخت گردد.

• تنخواه گردان تعهدی: در این نوع، مبلغ هزینه‌های انجام شده اهمیت چندانی ندارد و تنها تعهد به ارائه یک نسخه از سند کافی است تا هزینه‌ها ثبت شوند.

این تنوع در انواع تنخواه گردان به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که بر اساس نیازهای خاص خود، روش مناسب را انتخاب کنند و کنترل بیشتری بر روی هزینه‌های جزئی داشته باشند.

مراحل و نحوه ثبت سند تنخواه در حسابداری

ثبت سند تنخواه در حسابداری شامل مراحل مشخصی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های جزئی را به طور مؤثر مدیریت کنند. این مراحل به شرح زیر است:

مراحل ثبت سند تنخواه

• افتتاح حساب تنخواه گردان:

پیش از هر چیز، باید حساب تنخواه گردان برای فردی که مسئولیت آن را بر عهده دارد، افتتاح شود. این فرد باید صلاحیت‌های لازم را داشته باشد و هیئت مدیره باید مبلغ اولیه را تعیین کند.

• ثبت هزینه‌های تنخواه گردان:

پس از دریافت وجه تنخواه، هر هزینه‌ای که از این حساب پرداخت می‌شود، باید با استفاده از رسیدهای معتبر ثبت شود. این رسیدها شامل تاریخ، مبلغ، نام شخص دریافت‌کننده، و علت هزینه می‌باشد.

• ترمیم حساب تنخواه گردان:

در پایان دوره مالی یا زمانی که موجودی تنخواه به حد مشخصی کاهش یابد، باید حساب تنخواه ترمیم شود. این کار شامل جمع‌آوری رسیدها و فاکتورها و تحویل آن‌ها به واحد حسابداری برای بررسی و تأیید است.

• بستن حساب تنخواه گردان:

پس از اتمام دوره مالی و بررسی اسناد، حساب تنخواه بسته می‌شود. در این مرحله، موجودی باقی‌مانده و هزینه‌های انجام شده باید با یکدیگر مطابقت داشته باشند و گزارش نهایی به واحد مالی ارائه شود.

نحوه ثبت سند

• ثبت در نرم‌افزار حسابداری:

برای ثبت سند تنخواه در نرم‌افزارهای حسابداری، ابتدا از منوی مربوطه گزینه "ثبت سند" را انتخاب کرده و اطلاعات مربوط به هزینه‌ها را وارد کنید. سپس با توجه به نوع هزینه، مبلغ مربوطه را در قسمت بدهکار یا بستانکار ثبت کنید.

• تأیید اسناد:

تمامی اسناد و رسیدها باید توسط تنخواه‌دار و مدیر حسابداری امضا شوند تا اعتبار آن‌ها تأیید گردد.

این مراحل به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کنترل دقیقی بر روی هزینه‌های جزئی داشته باشند و فرآیندهای مالی خود را بهبود بخشند.

نمونه فرم تنخواه گردان حسابداری

در تصاویر زیر نمونه‌هایی از فرم تنخواه گردان حسابداری بررسی شده است تا درک بهتری نسبت به ثبت تنخواه گردان داشته باشید. لازم به ذکر است که نرم افزار حسابداری قیاس به‌راحتی میتوانید لیست پرداخت های تنخواه خود را دریافت کنید.

نمونه فرم صورت پرداخت های تنخواه گردان در نرم افزار حسابداری قیاس
 

اهداف تنخواه گردان حسابداری

تنخواه گردان حسابداری به عنوان یک ابزار مالی در سازمان‌ها، اهداف متعددی را دنبال می‌کند که به بهبود فرآیندهای مالی و کاهش بار اداری کمک می‌کند. از مهم‌ترین اهداف تنخواه گردان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• پرداخت سریع و آسان هزینه‌ها: یکی از اصلی‌ترین اهداف استفاده از تنخواه گردان، تسهیل در پرداخت هزینه‌های جزئی و فوری است. این سیستم به کارکنان این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به تاییدات طولانی‌مدت، هزینه‌های ضروری را سریعاً پرداخت کنند.

• کاهش حجم عملیات حسابداری: با استفاده از تنخواه گردان، حجم عملیات مالی و اداری کاهش می‌یابد. این امر منجر به ساده‌تر شدن فرآیندهای حسابداری و کاهش زمان لازم برای پردازش پرداخت‌ها می‌شود.

• کنترل وجوه نقدی: تنخواه گردان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نظارت و کنترل بهتری بر روی وجوه نقدی خود داشته باشند. این کنترل باعث می‌شود که هزینه‌های جزئی و روزمره به راحتی مدیریت شوند و از بروز مشکلات مالی جلوگیری شود.

• افزایش انعطاف‌پذیری مالی: تنخواه گردان به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با سرعت بیشتری به نیازهای مالی پاسخ دهند و در شرایط اضطراری یا زمانی که دسترسی به منابع بانکی محدود است، هزینه‌ها را تأمین کنند.

• مدیریت ریسک: استفاده از تنخواه گردان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ریسک‌های مالی را بهتر مدیریت کنند و در صورت بروز مشکلات مالی، از این منابع برای پوشش هزینه‌های ضروری استفاده کنند.

این اهداف نشان‌دهنده اهمیت تنخواه گردان در بهبود کارایی مالی و اداری سازمان‌ها هستند و کمک می‌کنند تا فرآیندهای مالی به نحو موثری انجام شوند.

تنخواه گردان حسابداری با نرم افزار حسابداری قیاس

نحوه استفاده از تنخواه گردان حسابداری با نرم‌افزار حسابداری قیاس به طور کلی شامل مراحل زیر است:

• تعریف حساب تنخواه گردان: در ابتدا، باید حساب تنخواه گردان را در نرم‌افزار تعریف کنید. این کار معمولاً از طریق منوی تنظیمات و تعریف حساب‌ها انجام می‌شود. شما باید نوع حساب (تنخواه گردان) و مشخصات آن را وارد کنید.

• ایجاد سند افتتاحیه: پس از تعریف حساب، باید یک سند افتتاحیه برای تنخواه گردان ایجاد کنید. این سند شامل مبلغ اولیه تنخواه و تاریخ شروع آن است.

• ثبت هزینه‌ها: برای هر هزینه‌ای که از تنخواه گردان پرداخت می‌شود، باید یک سند هزینه ایجاد کنید. این سند شامل اطلاعاتی مانند تاریخ، مبلغ، نوع هزینه و توضیحات مربوط به آن است.

• جمع‌آوری و ثبت رسیدها: تمامی رسیدها و فاکتورها باید جمع‌آوری شده و در نرم‌افزار ثبت شوند. این اسناد به عنوان مدارک پشتیبان برای هزینه‌های انجام شده عمل می‌کنند.

• ترمیم حساب تنخواه گردان: در پایان دوره مالی یا زمانی که موجودی تنخواه به حد مشخصی کاهش یابد، باید حساب تنخواه ترمیم شود. این کار شامل جمع‌آوری رسیدها و فاکتورها و تحویل آن‌ها به واحد حسابداری برای بررسی و تایید است.

• تهیه گزارش‌های مالی: نرم‌افزار قیاس امکان تهیه گزارش‌های مالی مرتبط با هزینه‌های انجام شده از تنخواه گردان را فراهم می‌کند. این گزارش‌ها می‌توانند شامل خلاصه‌ای از هزینه‌ها، موجودی فعلی و سایر جزئیات باشند.

• بستن حساب تنخواه گردان: پس از اتمام دوره مالی، باید حساب تنخواه بسته شود. در این مرحله، موجودی باقی‌مانده و هزینه‌های انجام شده باید با یکدیگر مطابقت داشته باشند و گزارش نهایی به واحد مالی ارائه شود.

استفاده از نرم‌افزار حسابداری قیاس در فرآیند مدیریت تنخواه گردان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کنترل دقیق‌تری بر روی هزینه‌ها داشته باشند و فرآیندهای مالی خود را تسهیل کنند. برای اطلاع از قیمت نرم افزار حسابداری قیاس و دریافت مشاوره با کارشناسان ما در تیم فروش تماس بگیرید.
 

جمع بندی

تنخواه گردان حسابداری به عنوان یک ابزار مالی مؤثر در سازمان‌ها، به مدیریت هزینه‌های جزئی و روزمره کمک می‌کند. این سیستم به کارکنان این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به تاییدات طولانی‌مدت، به سرعت هزینه‌های ضروری را پرداخت کنند و از اتلاف زمان در فرآیندهای اداری جلوگیری نمایند. تنخواه گردان معمولاً تحت نظارت یک تنخواه‌دار قرار دارد که مسئولیت جمع‌آوری اسناد و فاکتورها، ثبت هزینه‌ها و تهیه گزارش‌های مالی را بر عهده دارد.

اهداف اصلی تنخواه گردان شامل کنترل وجوه نقد، کاهش حجم عملیات حسابداری، و افزایش انعطاف‌پذیری مالی است. با استفاده از تنخواه گردان، سازمان‌ها می‌توانند نظارت دقیقی بر هزینه‌های خود داشته باشند و در عین حال با تسهیل فرآیندهای مالی، کارایی خود را افزایش دهند. در نهایت، ثبت دقیق سندهای تنخواه و رعایت اصول مالی در این سیستم، به حفظ نظم و دقت در حسابداری کمک می‌کند و امکان بررسی و تحلیل هزینه‌ها را فراهم می‌آورد.