چرا باید موجودی شرکت خود را حسابرسی کنیم؟

چرا باید موجودی شرکت خود را حسابرسی کنیم؟

اگر شما صاحب یک کسب و کار کوچک هستید که با خرید و فروش کالا سر و کار دارید و اطلاع از موجودی دقیق کالا برایتان مهم است قطعا باید به صورت منظم حسابرسی و بازرسی و انبار گردانی انجام دهید. اگرچه اکثر کسب و کارهای کوچک ملزم به داشتن بازرسی نیستند اما همچنان این امر روال مفیدی در کسب و کار محسوب می‌شود زیرا موجودی شما معمولا یکی از گران ترین دارایی های شما می باشد. به علاوه ارزش موجودی شما هر ساله برای تعیین مالیات مد نظر قرار می‌گیرد.  بنابراین داشتن یک حسابداری از موجودی، شما را قادر می سازد تا این ارزش را به درستی و با دقت گزارش دهید.  برای دستیابی به یک ارزش گذاری قابل قبول باید یک شخص ثالث را بدین منظور استخدام نمایید تا بازرسی موجودی شما را نظارت نماید. با حضور یک شخص سوم در محل امکان بسیار کمتری برای عدم صداقت و از طرف دیگر درجه بسیار بالاتری از دقت حاصل می‌شود. ممیزان خارجی بازرسی موجودی را برای شما انجام نمی دهند بلکه فقط بر این فرآیند نظارت خواهند داشت.

چرا باید بازرسی موجودی انجام شود؟ به چند دلیل ممکن است شما به بازرسی مبادرت ورزید.

نظارت بر دزدی در داخل شرکت: دزد داخلی در یک شرکت می‌تواند تبدیل به یک مشکل قابل ملاحظه شود. متاسفانه برخی از کارمندانی که مسئول پیگیری  و نگهداری از محصولات و مواد در شرکت شما هستند ممکن است صداقت کافی را نداشته باشند. با اجرای بازرسی، شما یک شخص سوم را در محل خواهید داشت تا بر نحوه نگهداری موجودی نظارت داشته و وجود هر گونه مشکلی را شناسایی کند.

ارزش گذاری مطلوب: ارزش گذاری موجودی شما اجازه می‌دهد تا به بهترین نحو هزینه کالاهای فروخته شده در طی سال مالیاتی را تعیین نمایید که این رقم باید در اظهارنامه مالیاتی کسب و کار شما منظور شود.

رفع مغایرت از حساب ها: با وجود آن که پیگیری فروش واقعی شما را از میزان موجودی آگاه می‌کند، بازبینی و بررسی محصولات و موادی که در انبار شما بدون استفاده مانده اند همواره می‌تواند ایده خوبی به نظر آید. انجام این کار به شما کمک می‌کند بر هر محصول و یا موادی که طی چند سال گذشته به دلیل موقعیت های پیش بینی نشده (برای مثال وقوع سیل در محل انبار) آسیب دیده و یا گم شده اند نظارت داشته و همچنین شما را در کنترل مواد خریداری شده از فروشندگان کمک می نماید. در حالی که هر محموله ای باید پس از دریافت برای مطابقت با سفارش بررسی شود، این مرحله به راحتی در طول مشغله روزانه کسب و کار قابل فراموشی است. شما می خواهید مطمئن شوید که فروشنده شما دقیقا موادی را برای شما می فرستد که شما درخواست داشته اید.

چگونه برای بازرسی موجودی آماده شویم؟ شمارش موجودی یک فرایند چند مرحله ای بوده و پرداختن به جزئیات در آن لازم و ضروری است. حسابرسان باید محل انبار موجودی را بازبینی کنند و ممکن است لازم بدانند تا محل فروش شما را نیز مشاهده نمایند تا از نحوه استفاده کالاها و مواد مطلع شوند. به علاوه شما باید اطلاعات پیش رو را نیز تهیه نمایید: محل انبارهای موجودی: اگر شما در بیش از یک مکان موجودی خود را نگهداری می‌کنید، بازرس باید تعداد موجودی را در هر مکان بررسی نماید.

زمان اتمام فرآیندها: سطوح موجودی همواره در حال تغییر است. محصول فروخته می‌شود، مواد خام تحویل داده می شوند و محصولات در حال تولید هستند. به همین دلیل شما احتیاج خواهید داشت تا زمانی را برای خاتمه کار تعیین نمایید و بعد از آن هر کالا و یا مواد خامی که دریافت کردید در بازرسی کنونی مورد شمارش قرار نخواهد گرفت. اگر شما انتظار دریافت موجودی ای را دارید که جزء بازرسی محسوب نمی‌شود، باید این آیتم ها را در یک مکان مجزا و امن نگه داشته تا از این طریق به هیچ وجه امکان شمارش آن در بازرسی وجود نداشته باشد. در صورت امکان، ارسال محصولات و مواد را برای چند روز به تعویق بیندازید تا میزان موجودی غیر قابل شمارش شما کم باقی بماند.

مالکیت محصول: امکان دارد که در انبار و یا در محل استقرار شما موجودی ای وجود داشته باشد که شما در واقع مالک آن نیستید ولی در حال مدیریت کردن آن می‌باشید. این موضوع به شکلی متداول برای فروشندگانی که پیشنهاد سرویس حمل و ارسال را می دهند اتفاق می‌افتد. رایج‌ترین مثال برای این موضوع معاملات ماشین است. دلال، صاحب بعضی از ماشین های داخل پارکینگ است اما از طرفی باقی ماشین ها را از جانب شرکت سازنده به فروش رسانده و آن ها را ارسال می کند. شما باید اسنادی را برای بازرس تهیه نمایید که اثبات کننده مالکیت شما باشد. در این صورت همه چیز به درستی محاسبه و شمارش خواهد شد.

فرایندهای شمارش دقیق: بازرس می خواهد بداند که شما چگونه موجودی خود را شمارش می‌کنید و این که آیا هیچگونه نظارت و موازنه ای در محل وجود دارد تا از دقت محاسبات اطمینان حاصل شود یا خیر. بسیاری از شرکت ها برای شمارش موجودی بارکدها را اسکن کرده و سپس نتایج اسکن را با مانیفست های محموله مقایسه می کنند. اگر محصولات شما بارکد و یا چیزی شبیه به آن ندارد، شمارش دستی لازم خواهد شد که کاری بسیار پیچیده و دشوار خواهد بود. بنابراین مطمئن شوید که ایده روشنی در ذهن دارید و می توانید به درستی تصمیم گیری کنید که چه کسی موجودی شما را مدیریت کند و چه کسی آن را کنترل نماید و این که چگونه می‌خواهید تشخیص دهید که شمارش صورت گرفته به درستی انجام شده است.

ارزش موجودی: ارزش گذاری موجودی شما بسیار مهم است. در اینجا سه روش اصلی وجود دارد که می تواند برای ارزیابی موجودی شما به کار گرفته شود: اولین صادره از اولین وارده (FIFO): معمولا این روش برای موجودی های جدیدتر به کار می رود که نزدیک به هزینه جایگزینی خود ارزیابی شده اند. اولین صادره از آخرین وارده (LIFO): معمولا این روش برای موجودی قدیمی تر به کار می رود و نزدیک به هزینه خرید اولیه خود ارزش گذاری می شود. روش میانگین موزون: تمام هزینه های موجودی به طور میانگین محاسبه شده اند و این میانگین برای مواردی که در طول دوره خریداری شده اند استفاده می شود تا ارزش موجودی تعیین شود. با وجود آن که این موجودی ممکن است غیر قابل استفاده و یا غیر قابل فروش باشد ولی با این حال باید مورد محاسبه قرار گیرد. از این که با بکار بردن یک روش خواهید توانست موجودی کالای شکسته و یا آسیب دیده را در محل محاسبه کرده و ارزش آن را برآورد کنید اطمینان حاصل نمایید. در این صورت می توانید آن را در بازرسی خود به طور دقیق ثبت کنید. انجام بازرسی موجودی، مستلزم صرف زمان و شمارش دقیق موجودی می باشد. اما داشتن شمارش دقیق از چیزی که در انبار خود دارید و آنچه که در قفسه های خود نگهداری می کنید ارزش این تلاش را به خوبی دارد.