لزوم وجود بودجه بندی در کسب و کار

لزوم وجود بودجه بندی در کسب و کار

آشنایی با بودجه‌بندی برای دستیابی به اهداف حسابداری بسیار حائز اهمیت است. موضوع بودجه‌بندی در حیطه بزرگتری از مدیریت جای می‌گیرد و بیشتر از همه متعلق به حیطه کنترل و برنامه‌ریزی مدیریت می‌باشد.

دلایل برنامه ریزی برای بودجه بندی بودجه بندی برای بیشتر کسب و کارها گزینه ای انتخابی است و یک کسب و کار ملزم به انجام آن نمی‌باشد. بالعکس سیاست‌های اجرایی نهادهای غیرانتفاعی استفاده از بودجه بندی رسمی را الزامی می‌دانند. بودجه بندی در مقیاس کلی توسط بسیاری از سازمان ها، شاید اکثر سازمان های تجاری معظم مورد استفاده قرار می‌گیرد. این امر برای کسب و کارهای کوچک معمولا در مقیاسی محدودتر صورت می‌گیرد. بودجه بندی در بستر مدیریتی وسیع‌تر، یک تکنیک مفید برای هدایت کسب و کار در مسیر دستیابی به اهداف خود می‌باشد. بودجه بندی مفید است اما راه حل برای تمام مشکلات نمی‌باشد. اگر بخواهیم صادق باشیم بودجه بندی برای موفقیت و پایداری کسب و کار یک عامل سازنده یا ویران کننده محسوب نمی‌گردد. بودجه بندی می‌تواند با ابزار دیگر کنترل مدیریت یعنی حسابرسی داخلی مقایسه شود. هر دو این موارد کاربردها و هزینه‌های خاص خود را دارند و هر دوی آنها می‌توانند به جای مشارکت  مفید با عملکرد کسب و کار، مستقلا و تنها برای خود در سازمان اجرا شوند. هدف از بودجه بندی آن است که مدیران را مجبور به ایجاد یک برنامه مالی دقیق و مشخص برای دوره‌ی پیش رو نماید.

برای تعیین بودجه، مدیران باید اهداف مالی واضحی را برای سالی که در حال آمدن است تعریف کرده و دقیقا مشخص کنند که چه کارهایی برای دستیابی به این اهداف باید انجام پذیرد. صورت های مالی بودجه بندی شده و برنامه های زمانی پشتیبان، مقاصدروشنی را برای برنامه مالی یک کسب وکار تمهید خواهند کرد. فرایند گردآوری بودجه توجه را به سمت امور خاصی که مدیران باید آن برای دستیابی به اهداف سودآوری خود انجام دهند هدایت کرده و سرمایه و دارایی ها را بهینه می‌سازد. اساسا بودجه ها، مدیران را به سمت پاسخ دهی به سوال زیر سوق می دهد: "چگونه می خواهید از جایی که هستید به جایگاه مورد نظر دست یابید؟" همچنین بودجه بندی می تواند مزایایی مهم در ارتباط با برنامه ریزی ایجاد نماید:

بودجه‌بندی یک کسب و کار را مجبور به توصیف چشم انداز، استراتژی و اهداف خود می‌کند. یک کسب و کار نیاز به استراتژی دارد که به روشنی بیان شده و توسط یک چشم انداز جامع هدایت شود و همچنین این استراتژی باید حاوی اهداف روشن و تعریف شده باشد. این که مدیران کسب و کار، استراتژی ها و اهداف خود را تنها در ذهن خود داشته باشند کافی نیست. توسعه صورت های مالی بودجه بندی شده مدیران را مجبور می‌کند تا در مورد اهداف کسب و کار صریح و قاطع باشند و به همین صورت برنامه های واقع گرایانه برای دستیابی به اهداف کسب و کار را تدوین نمایند. بودجه بندی، گنجاندن مقررات و تعیین مهلت برای انجام امور را در فرایند برنامه ریزی تحمیل خواهد کرد. مدیران پر مشغله که حتی در یافتن وقت کافی برای خوردن ناهار نیز با مشکل مواجهند، مسلما وقتی برای برنامه ریزی جهت دوره مالی پیش رو نخواهند داشت. بودجه بندی مدیران را وادار می‌کند تا زمانی را به آماده سازی یک برنامه دقیق که به عنوان یک نقشه راه برای کسب و کار عمل می‌کند، اختصاص دهند.

برنامه‌ریزی مطلوب منجر به ایجاد راهکارهایی خواهد شد که تعیین می‌کند چگونه یک شرکت برای دستیابی به اهداف مالی خود برنامه ریزی کند.

دلایل کنترلی برای بودجه بندی بسیاری از افراد بر این عقیده غلط هستند که هدف از بودجه بندی کنترل کردن مدیران و کارمندان می‌باشد و در غیر این صورت به خرج کردن بدون فکر و سهل انگارانه پول خواهند پرداخت. اما بودجه بندی نباید مدیران کسب و کار را در مضیقه مالی قرار دهد. محدود کردن مدیران هدف از بودجه بندی نمی باشد. اما در هر حال این که بودجه، کارکرد کنترل مدیریت را ارائه می‌دهد یک حقیقت محسوب می‌شود. کنترل مدیریت بیش از هر چیز دیگری به معنی دستیابی به اهداف مالی و کسب و کار است و نیاز به مقایسه عملکرد واقعی با برخی از انواع شاخص ها و نگه داشتن مدیران در مقام مسئول برای هدایت کسب و کار مطابق با برنامه زمانی برای رسیدن به اهداف مالی خود دارد. با استفاده از اهداف بودجه به عنوان شاخص هایی که عملکرد واقعی نسبت به آن ها سنجیده می‌شود، مدیران می توانند از نزدیک پیشرفت به سمت اهداف بودجه بندی و جدول زمانی (و یا انحراف از آن ) را کنترل کنند. شما از یک برنامه بودجه مانند یک چارت هدایتگر برای نگه داشتن کسب و کار خود در مسیر مورد نظر استفاده می‌کنید.

انحراف شدید از بودجه تعیین شده هشدار دهنده است. در این حالت می‌توانید مطمئن شوید که عملکرد شما از مسیر مورد نظر دور شده است و یا نیاز به تجدید نظر در بودجه به دلیل توسعه ی پیش بینی نشده وجود دارد. برای کنترل مدیریت، گزارش سود بودجه بندی شده به شکل ماهانه و یا سه ماهه تنظیم می‌شود. ترازنامه و صورت جریان وجوه نقدی بودجه بندی شده ممکن است بر اساس تقسیمات ماهانه و یا سه ماهه تدوین شده باشد. کسب و کار نباید برای مدتی طولانی در انتظار باشد تا بتواند عملکرد واقعی را با درآمد و هزینه فروش بودجه بندی شده مقایسه نماید ( یا جریان نقدی واقعی و سطح دارایی ها را با بودجه مقایسه کند). مدیران باید در صورت مواجه با مشکل عکس العمل سریع نشان دهند مثلا زمانی که شاهد اختلاف بین هزینه های بودجه بندی شده و واقعی هستند.

سود مهمترین موردی است که باید به آن توجه شود. اما حساب های دریافتی و موجودی انبار نیز از مقوله هایی هستند که ممکن است از کنترل خارج شده و باعث ایجاد مشکل در جریان نقدی گردند. یک کسب و کار نمی‌تواند ارقام جریان نقدی و ترازنامه خود را تا پایان سال نادیده بگیرد.