تنخواه گردان حسابداری چیست؟

تنخواه گردان حسابداری چیست؟

جهت تسهیل کار و انجام امور روزمره و پرداخت هزینه‌های جزئی شرکت، مقداری وجه نقد در حسابی تحت عنوان تنخواه قرار داده می‌شود.

در هر شرکتی چنین جریان مالی رخ می‌دهد اما ممکن است در دفاتر رسمی ثبت نشود. تنخواه‌دار معمولاً یکی از کارکنان است که جهت انجام خریدهای روزانه و پرداخت هایی که با چک امکان‌پذیر نیست، مبلغی وجه نقدرا در اختیارش قرار می دهند.

تنخواه‌دار موظف است کلیه رسید‌ها، فاکتورها و اسناد مالی را نزد خود نگه دارد و در بازه زمانی مشخص شده به حسابداری تحویل دهد. تنخواه‌گردان در شرکت‌ها بر اساس سیاست‌های خاص هر شرکتی وظایف مختلفی دارند که به ترتیب تنخواه‌گردان متغیر، تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان تعهدی، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی است که در ادامه دو مورد از مهم‌ترین و رایج‌ترین آن‌ها را توضیح می‌دهیم.

1- تنخواه گردان ثابت شرکت هر ماه در صورتی که مدیر مالی موافقت کند، برای پرداخت هزینه‌های شرکت، مبالغ مشخصی به حساب تنخواه گردان واریز می‌کند.

تنخواه گردان هم باید در پایان هر ماه لیست خریدهایی که انجام داده را به حسابداری تحویل دهند. البته این جزو وظایف اصلی تنخواه گردان ثابت است که در پایان هر ماه و یا دوره‌های مالی گزارش پرداختی‌های خود را به حسابداری ارائه دهد. تنخواه‌گردان ثابت تنها باید هزینه‌هایی که از قبل مشخص شده اند را پرداخت کند.

2- در تنخواه گردان متغیر  مدیریت شرکت سقف مشخص و دقیقی را برای حساب تنخواه گردان در نظر می‌گیرد. در این روش نیز تنخواه‌گردان باید کلیه رسیدها، اسناد خرید، مبلغ باقی مانده را برابر با مبلغ اولیه حساب تنخواه تحویل دهد.  

بیشتر بخوانید : حساب معین چیست؟

  تفاوت صندوق و تنخواه گردان حسابداری چیست؟

 حساب تنخواه در اختیار شخصی است که مسئول خرید بوده و به آن تنخواه دار می گویند. تنخواه دار به طور کامل با فرآیند خرید در ارتباط است و خرید و ملزومات آن بر عهده او می باشد.

اما فردی که حساب صندوق را اداره می نماید مسئول خرید نمی باشد. زمانی که بودجه در حساب تنخواه گردان تمام شود، مجددا تسویه و شارژ می شود اما در حساب صندوق چنین فرآیندی وجود ندارد.  برای تنخواه گردان حسابداری یک سقف مجاز توسط مدیر شرکت تعیین می شود و این هزینه تعیین شده باید با توجه به هزینه‌های موجود خرج شود اما در حساب صندوق محدودیتی وجود ندارد. 

تنخواه دار تحت هیچ گونه شرایطی مجاز به دریافت وجه نمی باشدو تنها می تواند در حدود اختیاراتی که دارد اقدام به پرداخت وجه نمایداما کاملا مشخص است که عملیات دریافت جزء وظایف یک صندوقدار بوده و این کار از طریق حسابداری صورت می گیرد.  پرداختی های صندوق باید به طور روزانه ثبت شوند اما پرداختی های تنخواه گردان در هنگام واریز هزینه ها ثبت می شوند.

مزایای تنخواه گردان حسابداری چیست؟

تسهیل و تسریع پرداخت وجوه ریز به طلبکاران حقیقی یا حقوقی شرکت در سراسر کشور، فوریت در پرداخت ها و حذف تشریفات، کم کردن حجم عملیات پرداخت نقدی و بانکی موسسه و شرکت به خصوص در تسویه کارگران روز مزد و کنتراتی و ساعتی و خرید خدمات روزانه،  تلاش برای کاهش عملیات واحد حسابداری و افزایش کنترل متمرکز وجوه نقد و نظارت بر چگونگی استفاده از آن از مزایای تنخواه گزدان حسابداری است.

  دفتر تنخواه گردان حسابداری چیست؟

تنخواه دار مکلف است عملیات دریافت و واریز تنخواه گردان، اصلاحات احتمالی مورد نیاز و همچنین تسویه مانده تنخواه گردان را با توجه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر تنخواه گردان که به شرح ذیل است ثبت و ضبط نماید:  

الف) دریافت تنخواه گردان : در زمان دریافت وجوه بایستی مشخصات چک و سند امور مالی را در دفاتر نوشته و نسبت به ثبت مبلغ دریافتی در ستون دریافت دفتر اقدام شود.

ب) پرداخت هزینه : تنخواه دار پس از پرداخت هزینه و جمع آوری اصل مستندات نسبت به تنظیم سند هزینه اقدام نموده و سپس با تخصیص یک شماره به طور سریال به سند هزینه خود و درج تاریخ نسبت به ثبت جمع مبلغ سند هزینه مزبور در ستون پرداخت دفتر، اقدام نماید. شماره سند هزینه می بایست پنج رقمی و دو رقم اول به شماره پروژه تخصیص یابد.  

توضیح اینکه عملیات فوق همواره بایستی مورد کنترل قرار گرفته و در صورتی که برخی اسناد مورد قبول امور مالی قرار نگیرد و واخواهی شود، تنخواه دار باید نسبت به ثبت اصلاحی سند مزبور به میزان مبلغ اسناد واخواهی شده در ستون دریافت دفتر تنخواه گردان، اقدام نماید.

قابل ذکر است در ستون شرح و روبروی سند اصلاحی باید مشخص شود که مبلغ واخواهی مربوط به کدام سند هزینه بوده است. همانطور که ملاحظه می شود، در روش تنخواه گردان ثابت، حساب تنخواه گردان در زمان پرداخت وجه اولیه تنخواه گردان بدهکار می شود و تا هر زمان که تنخواه گردان برقرار باشد، بدون تغییر می ماند. اما در روش تنخواه گردان متغیر، هرگونه هزینه های که از محل تنخواه گردان انجام می شود، در حساب تنخواه گردان ثبت می گردد لذا ماندۀ تنخواه گردان در طول زمان تغییر می نماید.

با توجه به این که در روش تنخواه گردان ثابت هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان در حساب دفتر کل (یا حساب معین) تنخواه گردان ثبت نمی شود، اطلاعات مربوط به هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان از روی دفاتر کل یا معین تنخواه گردان قابل مشاهده نیست، در صورتی که در روش تنخواه گردان متغیر، از روی حساب تنخواه گردان می توان کلیه هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان را مشاهده کرد. بنابراین، استفاده از روش تنخواه گردان ثابت مناسب نیست و توصیه می شود که روش تنخواه گردان متغیر مورد استفاده قرار گیرد.  

دمو رایگان : نرم افزار حسابداری قیاس

  نحوه رسیدگی به اسناد تنخواه گردان در حسابداری چگونه است؟

رسیدگی به اسناد تنخواه گردان به دو صورت قبل از پرداخت هزینه و بعد از پرداخت هزینه انجام می‌شود.

در روش قبل از پرداخت هزینه، ابتدا مبلغ مشخصی به حساب تنخواه واریز می‌شود، سپس هزینه و خرید‌های مورد نیاز انجام شده و فاکتور خرید ها به واحد حسابداری تحویل داده می‌شود. سپس حسابدار مبلغ مورد نظر را از حساب تنخواه کسر می نماید.

در روش بعد از پرداخت هزینه، ابتدا تنخواه دار با استفاده از حساب شخصی خود هزینه ها و خرید‌های مربوط به شرکت را انجام می‌دهد، سپس اسناد و مدارک خرید ها را به واحد حسابداری ارائه می‌دهد و واحد حسابداری پس از بررسی اسناد و مدارک، هزینه ها را در سیستم ثبت نموده و آن را پرداخت می نماید.

چه کسانی مسئول نظارت بر تنخواه هستند؟

اغلب اوقات افرادی که به عنوان صندوقدار و یا متولی تنخواه انتخاب می‌شوند، بر نحوه پرداخت تنخواه شرکت نظارت می نمایند. اگر شرکت بزرگ باشد، ممکن است که در هر بخش یک صندوق جداگانه به تنخواه تخصیص داده شود.