آموزش نحوه ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان

قبل از هر اقدامی ابتدا بایستی اطلاعات مورد نیاز به منظور ارتباط نرم افزار با سامانه مودیان را آماده نمایید. برای این منظور پیشنهاد می شود از طریق لینک های زیر مراحل دریافت کلید خصوصی، کلید عمومی و شناسه حافظه ی مالیاتی را دریافت نمایید:

دریافت رایگان گواهی امضای الکترونیکی CSR سامانه مودیان

و در ادامه:

ثبت فایل csr در سایت gica

دریافت شناسه حافظه یکتای مالیاتی

در صورتی که تمایل به دریافت کاملا دستی موارد بالا را داشتید از لینک زیر می توانید اقدام نمایید:

صفر تا صد راهنمایی و آموزش قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان

تنظیمات سامانه مودیان:

پس از دریافت کلید خصوصی در نرم افزار به مسیر تنظیمات سیستم /خرید و فروش / تنظیمات سامانه مودیان بروید:

1. نحوه ارسال صورتحساب : صورتحسابها به دو صورت ارسال میشوند یا به صورت مستقیم از طریق نرم افزار یا از طریق شرکتهای معتمد (کیسان)

2. آدرس وب سرویس : با انتخاب ارسال مستقیم به سامانه آدرس وب سرویس به طور خودکار در این فیلد قرار میگیرد ولی برای ارسال از طریق شرکت معتمد نیاز است وب سرویس را به طور دستی جایگذاری نمایید
3. کلید خصوصی : کلید خصوصی خود را در این فیلد جایگذاری نمایید
4. شناسه حافظه مالیاتی : شناسه (یکتا) حافظه مالیاتی خود را در این فیلد بنویسید .
5. ارسال اسناد از تاریخ تا تاریخ : در این فیلد میتوانید مشخص کنید صورتحسابها از چه تاریخی تا چه تاریخی برای سامانه ارسال شوند، دقت نمایید با توجه به اینکه سامانه مودیان الزام ارسال صورتحسابها تا یک ماه قبل را فراهم میکند، به همین دلیل نرم افزار نیز کنترل لازم را برای ارسال حتمی صورتحسابهای صادر شده لحاظ می کند، در صورتی که نیاز به عدم ارسال صورتحسابها از یک تاریخی به قبل را داشتید این فیلد را پر کنید.
6. بروز رسانی لیست واحدهای سامانه : این گزینه برای انتخاب معادل (شناسه)مالیاتی واحد های کالا درفرم واحد سنجش میباشد ، با این قابلیت لیست واحدهای سامانه مودیان در نرم افزار شما بروزرسانی شده و شما به آسانی میتوانید در فرم واحدهای کالا، نسبت به معادل سازی واحدهای کالای تعریف شده در نرم افزار با واحدهای سامانه مودیان اقدام نمایید.
7. بروزرسانی لیست کالاهای سامانه : این گزینه برای انتخاب معادل (شناسه)مالیاتی کالاها در فرم تعریف کالا میباشد. با این قابلیت لیست کالاهای سامانه مودیان در نرم افزار شما بروزرسانی شده و شما به آسانی میتوانید در فرم تعریف کالاها، نسبت به معادل سازی کالاهای تعریف شده در نرم افزار با کالاهای سامانه مودیان اقدام نمایید.

و در نهایت گزینه ذخیره را کلیک نمایید.

انواع پرداخت :

برای مشخص نمودن نوع تسویه صورتحساب در ثبت فاکتورها و به قصد ارسال به سامانه مودیان به مسیر تنظیمات سیستم / خرید و فروش /قسمت انواع پرداخت مراجعه نمایید.

در فرم انواع پرداخت سه گزینه جدید , ویرایش و حذف وجود دارد

در قسمت اطلاعات شرح میتوانید کد, نام , معادل مالیاتی و توضیحات را وارد نمایید

شناسه مالیاتی واحد سنجش :

برای تعریف معادل مالیاتی واحد سنجش , به ماژول انبار / فرم واحد سنجش بروید:

سپس از دکمه جدید یا ویرایش استفاده کنید و از قسمت اطلاعات واحد سنجش نام , نوع واحد (مقداری- وزنی) در صورت نیاز نام لاتین , تعداد رقم اعشار  و همچنین شناسه مالیاتی (با زدن گزینه سه نقطه کنار فیلد) میتوانید معادل مالیاتی واحد سنجش را مشخص نمایید.

شناسه مالیاتی کالا :

برای تعریف شناسه مالیاتی کالاها به ماژول انبار / فرم تعریف کالا بروید:

پس از ثبت کالا, ویرایش را زده و از فیلد شناسه مالیاتی (سه نقطه) را بزنید و معادل شناسه مالیاتی کالای مورد نظر را انتخاب نمایید:

قطعی کردن صورتحساب ها :

برای تایید صورتحسابها و ارسال آنها به سامانه در ماژول خرید و فروش / فرم مدیریت اسناد فروش صورتحسابهای مورد نظر را انتخاب نموده سپس گزینه عملیات سند را زده و تبدیل سند به قطعی را بزنید.

دقت نمایید که صورتحسابهایی که قصد ارسال آن را دارید، باید تا تاریخ مد نظر ارسال را حتما قطعی نمایید. نمی توان صورتحسابی بین تاریخ های مدنظر قطعی نباشد و مابقی امکان ارسال را داشته باشند.

بررسی و کنترل صورتحسابهای سامانه مودیان :

برای کنترل اسناد قبل از ارسال به سامانه , به ماژول حسابداری مالیاتی / فرم بررسی و کنترل صورتحسابهای سامانه مودیان بروید. در این فرم کاربر شما می تواند قبل از ارسال صورتحسابها، کنترل اولیه بر روی آنها را داشته باشد و خطاهایی که ممکن است پس از ارسال داشته باشند را قبلا رفع نماید.

1-ویرایش نوع و الگو : در این قسمت میتوانید نوع و الگوی صورتحساب را مشخص نمایید

          نوع1= اشخاص حقیقی و حقوقی که دارای کد اقتصادی , شناسه ملی و یا کد ملی میباشند و حتما دارای کارپوشه مالیاتی هستند

          نوع2= اشخاص حقیقی و حقوقی که دارای کد اقتصادی , شناسه ملی و یا کد ملی نمیباشند و یا دارای کارپوشه نیستند و به عنوان مصرف کننده نهایی شناخته می شوند، در واقع شرکت شما آخرین حلقه به منظور پرداخت مالیات بر ارزش افزوده می باشد.

         نوع3= این نوع از صورتحسابها عمدتا مربوط به طریق دستگاه های کارتخوان می باشد و درصورتی که در کارپوشه برای کارتخوان های مورد استفاده شناسه یکتا دریافت شده باشد، نیاز به ارسال صورتحسابهای آن را ندارید. برای اطلاع دقیق حتما با ممیز مالیاتی و یا سازمان امورمالیاتی ارتباط برقرار نمایید.

2- الگوی فروش خود را نیز با توجه به عملکرد مجموعه خود مشخص نمایید. 

3- چاپ صورتحساب : میتوانید چاپ سند صورتحساب را مشاهده کنید و پرینت بگیرید

4- نمایش خطاها :در صورتی که صورتحسابها دارای خطا باشند با زدن این گزینه میتوانید آنها را مشاهده نمایید

5- برگشت ارسال خطا دارها : با انتخاب این گزینه خطاهای صورتحسابها از بین رفته و مجدد میتوانید تغییرات لازم در قسمت نوع و الگو و یا سایر اطلاعات مربوط به سامانه مودیان را انجام دهید

6- کنترل صورتحسابهای الکترونیکی : در مرحله آخر این گزینه را کلیک کرده و در صورت عدم وجود خطا میتوانید به فرم ارسال بروید صورتحسابها بروید.

فرم ارسال صورتحسابهای سامانه مودیان:

برای ارسال فاکتورها به ماژول حسابداری مالیاتی / فرم ارسال صورتحسابهای سامانه مودیان بروید و به ترتیب مراحل زیر را انجام دهید.

زبانه ارسال نشده ها :

1- ویرایش نوع و الگو: در صورتی که نیاز به تغییر نوع و الگو داشته باشید میتوانید از این گزینه استفاده نمایید.

2- اطلاعات تکمیلی اداره مالیات: در صورتی که دارای صورتحسابی هستید که نیاز به درج اطلاعات تکمیلی تر برای سامانه مودیان می باشید با انتخاب این گزینه میتوانید اطلاعات مربوط به فاکتورها را مشخص نمایید.

3- ارسال: با زدن این گزینه صورتحساب برای سامانه ارسال و فاکتورها دارای رفرنس مالیاتی میشوند.

نکته: صورتحسابها پس از ارسال و در صورت وجود خطای ارتباطی، ابتدا سامانه ارسال شده و با دریافت رفرنس مالیاتی، در واقع در صف ثبت و تأیید سامانه قرار میگیرند. لذا پس از این مرحله و بعد از زمان کوتاهی بایستی استعلام لازم از سامانه گرفته شود که آیا صورتحسابها دارای خطا بوده اند و یا تأیید و ثبت شده اند، برای دریافت استعلام باید مرحله بعد انجام شود.

زبانه  ارسال شده بدون شناسه:

1- دریافت شناسه : انتخاب این گزینه به معنی دریافت استعلام ارسال و ثبت صورتحسابها به سامانه می باشد و در صورت تأیید صورتحسابها شناسه مالیاتی میگیرند و یا در صورت خطا، ستون خطا پر شده و خطاها نمایش داده می شوند.

2- نمایش خطاها : پس از دریافت شناسه در صورتی که صورتحسابها دارای یک یا چند خطا باشند با این گزینه لیست آنها نمایش داده میشود.

3- برگشت ارسال خطا دارها : از این گزینه برای پاک کردن خطاها استفاده میشود و می توان پس از آن اطلاعات را ویرایش نمود.

4- ثبت دستی شناسه :

         فیلد شناسه مالیاتی = در صورتی که این خطا "فیلد شماره مالیاتی صورتحساب با اطلاعات سامانه منطبق نمیباشد" نمایش داده شد یعنی صورتحساب در کارپوشه ی شما قرار گرفته (به سامانه مودیان ارسال شده است و یا در زمانی که از سامانه ای غیر از قیاس استفاده کردید به عنوان مثال از شرکت های معتمد استفاده کردید و کارپوشه شما حاوی اطلاعات صورتحساب مورد نظر می باشد) و باید شناسه مالیاتی صورتحساب که در کارپوشه مشاهده میکنید را در قسمت ثبت دستی شناسه / فیلد شناسه مالیاتی جایگذاری نمایید.

          فیلد شناسه مرجع مالیاتی = در زمانی که صورتحسابی به سامانه ارسال می کنید و نیاز به شناسه مرجع دارد همانند صورتحسابهای مرجوعی و یا ابطالی و اصلاحی که از قبل دارای شناسه مرجع نبوده اند می توانید از این طریق آنها را بصورت دستی تکمیل نمایید.

5- ارسال مجدد در انتظارها : در مواردی که صورتحساب ارسال شده و پس از دریافت شناسه در فیلد شناسه مالیاتی PENDING  نمایش داده شود (در نظر داشته باشید اگر پس از مدتی که ارسال نموده اید مجدد دریافت شناسه را بزنید و همچنان PENDING باشد) میتوانید از این گزینه استفاده کنید تا رفرنس مالیاتی آن تغییر کند و مجدد در صف انتظار قرار بگیرد.

نکته : زمانی که در فیلد شناسه مالیاتی صورتحساب خطای PENDING را مشاهده میکنید یعنی صورتحساب در صف سامانه مودیان میباشد و باید زمان لازم برای پردازش سرورهای سامانه مودیان داده شود. در صورتی که این پیغام بصورت مداوم داده شد باید از سازمان امورمالیاتی پیگر رفع خطای آن باشید و اطلاع لازم به آنها داده شود. معمولا یکی از دلایل آن بروزرسانی سامانه توسط سازمان و یا شلوغی بسیار زیاد می باشد.

زبانه ارسال شده شناسه دار:

در این زبانه شما فاکتورهای ارسال شده و ثبت شده و شناسه دریافت کرده را مشاهده می کنید که می توانید از دکمه های اصلاح و ابطال نسبت به آن اقدام نمایید.

1- ثبت ابطال : در صورتی که صورتحساب های ارسال شده به سامانه نیاز به ابطال داشته باشند از این گزینه استفاده کنید. دقت نمایید صورتحسابهای ابطال خود یک شماره منحصربفرد گرفته تا سامانه مودیان آن ها را ثبت نماید.

2- ثبت اصلاح : در صورتی که صورتحساب های ارسال شده به سامانه نیاز به اصلاح داشته باشند از این گزینه استفاده کنید. دقت نمایید صورتحسابهای ابطال خود یک شماره منحصربفرد گرفته تا سامانه مودیان آن ها را ثبت نماید. همچنین در فرآیند اصلاح شما می توانید نسبت به اصلاح مقدار و مبلغ سطرهای صورتحساب خود اقدام نمایید.

ابطالی های ارسال شده :

صورتحسابهای ابطال شده را در این قسمت میتوانید مشاهده نمایید