کاربرد و تفاوت شماره سند، شماره عطف، شماره سند اتوماتیک و کد روزانه در چیست؟

کاربرد و تفاوت شماره سند، شماره عطف، شماره سند اتوماتیک و کد روزانه در چیست؟

هنگام ایجاد یک سند حسابداری، چند نوع شماره سند جهت ذخیره اسناد وجود دارد که به شرح ذیل وجود دارد:

1. شماره سند
2. شماره عطف
3. شماره سند اتوماتیک
4. کد روزانه 

شماره سند: 

شماره سند حسابداری از عدد 1 شروع و همیشه آخرین شماره به علاوه یک توسط سیستم پیشنهاد می شود. شماره سند قابل تغییر توسط کاربر است. در صورتی که سند حسابداری به صورت خودکار (از سایر زیر سیستم ها مثل خزانه و فروش) صادر شود، نرم افزار به صورت خودکار آخرین شماره سند به علاوه یک را تخصیص می دهد.  این شماره سند در صورت حذف یک سند و یا تغییر شماره سند به شکل دستی ممکن است الزام ردیف بودن با تاریخ را از دست بدهد. 

 شماره عطف:

در مقطع صدور سند مساوی شماره سند و به ترتیب ورود اسناد صادر می‌شود و در صدور اسناد اتوماتیک نیز خود سیستم به صورت خودکار مساوی شماره سند آن را ثبت می کند.  قابلیت تغییر دستی توسط کاربر را دارد و با حذف اسناد، شماره عطف آن نیز حذف شده و به سند دیگر اختصاص نمی‌یابد.

کاربرد کد عطف جهت نگهداری رابطه پرینت فیزیکی سند با شماره ثبت شده در نرم افزار است. فرض کنید سندی را امروز با شماره 118 و کد عطف 118 ثبت و پرینت گرفته و بایگانی کنیم. در زمان دیگری به فرض انجام عملیات مرتب سازی یا تغییر دستی شماره سند رابطه بین پرینت فیزیکی و شماره ثبت شده در نرم افزار با کد عطف نگهداری می شود و اگر کد عطف نباشد با تغییر شماره سند پرینت قبلی غیر معتبر شده و نیاز به پرینت مجدد خواهد بود.

در هر صورت جستجو و نگهداری رابطه بین پرینت اسناد و نرم افزار را با کد عطف انجام دهید.

شماره سند اتوماتیک:

مطابق قواعد حسابداری شماره اسناد باید به ترتیب تاریخ مرتب باشد ولی چنانچه در توضیح شماره سند عنوان شد دلایلی مانند حذف سند یا تغییر دستی و ثبت عقب افتاده و ... باعث خواهد شد این ترتیب به هم بخورد. نرم افزار قیاس برای جلوگیری از این مشکل شماره سند اتوماتیک را ارائه می هد. مقدار این شماره سند در اختیار سیستم است و کاربر نمیتواند آن را تغییر دهد و در زمان صدور سند به اعتبار تاریخ و کد روزانه اتوماتیک و مرتب شماره‌گذاری می شود. در هر تغییر تاریخ یا صدور سند جدید به تاریخ قبلی یا حذف سند قبلی و... که باعث ایجاد مغایرت در ردیف شماره سند اتوماتیک و تاریخ شود سیستم تمام شماره سند های اسناد را ویرایش و تغیر داده و از به هم ریختن ردیف جلوگیری می کند.

پس شماره سند اتوماتیک یک سند به دلیل مثلا حذف یک سند دیگر ممکن است تغییر کند و شماره سند اتوماتیک همیشه مطابق با تاریخ اسناد مرتب شده می باشد. بزرگترین شماره سند اتوماتیک نشان‌دهنده تعداد اسناد موجود در نرم افزار نیز می باشد و گزارشات قانونی سیستم بر اساس این شماره گزارش دهی می شود.

در صورت مرتب سازی اسناد در فرم مدیریت شماره سند مرتب شده مساوی شماره سند اتوماتیک خواهد شد. با وجود شماره سند اتوماتیک حسابدارها با استفاده از آن میتوانند نگران مغایرت شماره اسناد خود نباشند.

کد روزانه :

این شماره نشان دهنده ترتیب اسناد در یک روز می‌باشد. سیستم بر مبنای این کد، شماره سند های حسابداری در یک تاریخ را مرتب می‌نماید. کاربرد آن برای مثال در جلو و عقب بودن عملیات در یک روز است.

فرض نمائید یک وجه زیاد به بانک واریز و در همان روز از بانک کسر می شود با توجه به نمایش گردش حساب به ترتیب تاریخ اگر سند برداشت زودتر از سند واریز نشان داده شود بانک در مقطع آن روز ممکن است موجودی منفی نشان دهد. با کمک کد روزانه می توان ترتیب اسناد ثبت شده در یک روز را نیز مشخص کرد.

کاربرد کد روزانه در مواقع خاص شبیه مثال بالا می باشد. با استفاده از کد روزانه می توانید ترتیب و توالی بین کد اتوماتیک را در یک روز تغییر دهید.